Ärztinnen und Ärzte verbringen einen grossen Teil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben: Dokumentation, Berichte, Versicherungsanfragen, Kostengutsprachen und vieles mehr. Auch wenn vieles davon notwendig ist, lohnt sich die Frage, ob all diese Aufgaben tatsächlich von Ärztinnen und Ärzten erledigt werden müssen. In der aarReha Schinznach wurde deshalb der modulare Austrittsbericht eingeführt. Dr. med. univ. Salih Muminagic, Direktor Medizin und Chefarzt Muskuloskelettale Rehabilitation, erklärt, warum.
Warum ist gerade der Austrittsbericht ein gutes Beispiel dafür, dass dies eben nicht sein muss?
Am Austrittsbericht zeigt sich perfekt, dass sich über Jahre Prozesse etabliert haben, bei denen hochqualifizierte Fachpersonen Tätigkeiten übernehmen, für die ihre ärztliche Kompetenz nur teilweise erforderlich ist. Informationen werden von verschiedenen Berufsgruppen erhoben und dokumentiert, am Ende dann häufig noch von einer Ärztin oder einem Arzt zusammengeführt, gekürzt und sprachlich überarbeitet. Das ist der klassische Prozess.
Das heisst, in der Regel werden Informationen mehrfach bearbeitet, teilweise sogar von Personen, die die Inhalte gegebenenfalls fachlich schlechter beurteilen können als ihr ursprünglicher Verfasser?
Genau. Schauen wir uns das Beispiel der aarReha Schinznach an. Bislang wurde der Austrittsbericht in erster Linie durch die zuständige Assistenzärztin oder den zuständigen Assistenzarzt erstellt. Zum Ende des Rehabilitationsaufenthalts einer Patientin oder eines Patienten mussten dafür Informationen aus verschiedenen Bereichen des Klinikinformationssystems zusammengesucht, zusammengeführt und teilweise nochmals neu eingeholt werden. Das führte zu einem enormen Zeitaufwand. Und Informationen wurden mehrfach bearbeitet. So konnte es zum Beispiel sein, dass eine Therapeutin oder ein Therapeut den Verlauf einer Behandlung in ihrem Fachbereich dokumentiert. Für den Austrittsbericht suchte die Assistenzärztin oder der Assistenzarzt diese Information dann, interpretierte sie neu, fasste sie zusammen und formulierte sie neu.
Um diesen Aufwand zu minimieren, hat die aarReha Schinznach den modularen Austrittsbericht eingeführt. Was hat es damit auf sich?
Die wesentlichste Änderung ist: Der Bericht entsteht nicht mehr am Ende durch eine Person. Jede Berufsgruppe ist jetzt für die Inhalte verantwortlich, die aus dem eigenen Fachbereich stammen. Im Klinikinformationssystem wurden dafür definierte Module geschaffen. Die entsprechenden texte werden direkt an der vorgesehenen Stelle im Austrittsbericht übernommen. Der Bericht entsteht also fortlaufend während des Aufenthalts. Ein zentrales Formular zeigt dabei an, welche Module vollständig bearbeitet sind und wo noch Inhalte fehlen. Sobald alle Inhalte vorhanden sind, kann der Austrittsbericht weitgehend automatisiert erstellt werden.
Also geht es vor allem um eine technische Lösung?
Nein, keinesfalls. Der entscheidende Schritt des neuen Prozesses liegt nicht in der Digitalisierung. Die eigentliche Veränderung besteht in der Neuzuordnung von Verantwortungen. Informationen werden dort finalisiert, wo sie entstehen: Die Physiotherapeutin dokumentiert den physiotherapeutischen Verlauf, der Ergotherapeut formuliert die ergotherapeutische Beurteilung und psychologische Inhalte werden durch den zuständigen Psychologen erstellt. Diese Beiträge werden dann nicht mehr wie bisher als Rohinformation zur Verfügung gestellt, sondern jede Berufsgruppe erstellt ihren Beitrag bereits so, dass er direkt für den Austrittsbericht übernommen werden kann. Neben dem Zeitgewinn hat das auch qualitative Vorteile: Jede Beurteilung wird von der Fachperson geschrieben, welche die Patientin oder den Patienten auch wirklich behandelt hat.
Und wie steht es dabei um Verantwortlichkeiten?
Jeder Bereich trägt für seine Beurteilung die Verantwortung. Es geht also nicht um die Delegation ärztlicher Verantwortung, sondern ausschliesslich um Entlastung und interprofessionelles Arbeiten. Die medizinischen Kernelemente des Austrittsberichts bleiben in ärztlicher Verantwortung. Diagnosen, Medikation, das weitere medizinische Prozedere sowie die zusammenfassende, ärztliche Beurteilung werden weiterhin durch die verantwortlichen Ärztinnen und Ärzte erstellt und unterzeichnet.
Der neue modulare Austrittsbericht ist also quasi ein Selbstläufer?
Das wäre natürlich schön, ist aber leider nicht ganz so. Zu Beginn muss für jedes Modul definiert werden, wer für den Inhalt verantwortlich ist, wann die Dokumentation erfolgen soll und an welcher Stelle der Beitrag integriert wird. Das System funktioniert ausserdem nur dann zuverlässig, wenn alle Berufsgruppen ihre Beiträge zeitnah erstellen.
Gibt es weitere Herausforderungen?
Ja, die gibt es. Eine davon ist sicherlich die sprachliche und inhaltliche Einheitlichkeit. Dadurch, dass verschiedene Personen einzelne Elemente erstellen, können Wiederholungen oder stilistische Unterschiede entstehen. Deshalb braucht es klare Vorgaben zu Inhalt, Umfang und sprachlicher Qualität. Und es braucht eine klare Governance: Wer verantwortet welchen Teil? Welche Inhalte müssen zwingend ärztlich geprüft werden? Wie wird für die Empfängerinnen und Empfänger des Berichts klar, von wem die jeweiligen Informationen stammen?
Die Einheitlichkeit ist also ein wichtiger Faktor des neuen Berichts?
Auf jeden Fall. Ein modularer Austrittsbericht kann seine Vorteile nur dann vollständig entfalten, wenn nicht jeder Standort, jede Klinik und jede ärztliche Person die Module nach eigenen Vorstellungen gestaltet. Unser Ziel war von Anfang an, dass die Austrittsberichte an allen Standorten sowie in allen Rehabilitationsbereichen nach denselben Grundprinzipien aufgebaut sind. Dabei geht es nicht nur ums Layout. Auch Diagnosen sollen nach denselben Grundsätzen formuliert werden, medizinische Beurteilungen einer gemeinsamen Logik folgen und einzelne Module einheitlich eingesetzt werden. So entsteht eine wiedererkennbare Struktur und vergleichbare medizinische Qualität.
Wie sah die Vorbereitung für diese Untié de doctrine aus?
Während der Einführungsphase habe ich über mehrere Wochen Austrittsberichte aus allen Bereichen persönliche supervidiert. Parallel dazu führten wir wöchentlich eine ärztliche Konferenz durch, in der wir anhand konkreter Beispiele Aufbau, Diagnosen, Formulierungen, Codierung und medizinische Beurteilungen gemeinsam diskutierten und den Weg schrittweise entwickelten. Das Ziel dabei war, ein gemeinsames Verständnis dafür zu schaffen, was einen guten Austrittsbereich ausmacht und welche Informationen tatsächlich benötigt werden.
Und jetzt ist der Prozess abgeschlossen?
Nein, die Einführungsphase ist zwar vorbei, aber die Arbeit am Bericht nicht beendet. Im ersten Quartal nach der Einführung erfolgt eine regelmässige Supervision durch die Direktion Medizin in enger Zusammenarbeit mit den Chefärztinnen und Chefärzten. Auffälligkeiten und Verbesserungspotenziale können so frühzeitig erkannt und die gemeinsam definierten Standards weiter konsolidiert werden. Standardisierung wird damit nicht zu einem einmaligen Projekt, sondern zu einem kontinuierlichen Qualitätsprozess.
Was sollten Kliniken beachten, die einen vergleichbaren Prozess einführen möchten?
Aus unserer Sicht ist wichtig, nicht mit der technischen Umsetzung zu beginnen. Das kann nachgelagert geschehen. Am Anfang sollten vielmehr vier Fragen stehen: Welche Information entsteht wo? Wer verfügt über die höchste fachliche Kompetenz für diese Information? Wer muss diese Information heute unnötigerweise nochmals suchen, übertragen oder redigieren? Wer trägt für welchen Inhalt die fachliche Verantwortung. Erst, wenn diese Fragen geklärt sind, sollten Module, Zuständigkeiten und technische Abläufe definiert werden.
